Karta klienta i historia zabiegów
Każdy klient w systemie ma własną kartę. To centralny punkt, do którego trafiają wszystkie informacje dotyczące danej nieruchomości. Adres, dane kontaktowe, metraż trawnika, rodzaj nawierzchni, specyficzne wymagania dotyczące gatunków roślin.
Historia zabiegów to chronologiczny rejestr wszystkich wykonanych prac. Każda wizyta zawiera datę, zakres wykonanych usług, użyte preparaty i materiały, czas trwania pracy oraz pracownika, który realizował zlecenie. Do każdej wizyty można dołączyć zdjęcia dokumentujące stan nieruchomości przed i po pracach.
Historia zabiegów jest szczególnie cenna przy sezonowych powrotach do klientów. Widząc co robiono rok wcześniej, pracownik wie czego się spodziewać i co planować na bieżący sezon.
Wycena usług na podstawie metrażu
Kalkulator wyceny pobiera dane z karty klienta lub pozwala wpisać metraż ręcznie. Wybierasz rodzaj usługi z predefiniowanego cennika, a system oblicza szacunkowy koszt. Cennik jest w pełni edytowalny.
Wycena uwzględnia kilka zmiennych: powierzchnię do pielęgnacji, rodzaj terenu, odległość od siedziby firmy oraz ewentualne dodatki jak wywóz skoszonej trawy czy użycie specjalistycznych preparatów. Możesz dodać rabat procentowy lub kwotowy.
Gotową ofertę eksportujesz do PDF z logo firmy i danymi kontaktowymi. System zapamiętuje wszystkie wyceny z datą i statusem: robocza, wysłana, zaakceptowana, odrzucona.
Planowanie zleceń sezonowych
Harmonogram zleceń wyświetla się w widoku tygodniowym lub miesięcznym. Każde zlecenie to kafelek z nazwą klienta, rodzajem usługi i przypisanym pracownikiem. Kolory rozróżniają typy usług: koszenie, przycinanie, nawożenie, odśnieżanie.
Zlecenia cykliczne można ustawić jako powtarzające się automatycznie. Na przykład koszenie co dwa tygodnie od kwietnia do października. System tworzy wszystkie instancje z góry, a Ty możesz je indywidualnie modyfikować lub usuwać.
Pracownik widzi swój harmonogram w aplikacji mobilnej. Może oznaczyć zlecenie jako zakończone, dodać komentarz lub zgłosić problem. Wszystkie zmiany synchronizują się natychmiast z systemem w biurze.
Ewidencja sprzętu i maszyn
Rejestr sprzętu zawiera wszystkie maszyny i narzędzia firmy. Dla każdej pozycji prowadzisz historię serwisów, napraw i przeglądów. Możesz ustawić alerty o zbliżających się terminach przeglądów technicznych.
Sprzęt można przypisywać do konkretnych zleceń. To pozwala śledzić, która maszyna była używana gdzie i kiedy. Przy planowaniu nowego zlecenia system pokazuje, który sprzęt jest dostępny w danym terminie.
Historia serwisów
Daty przeglądów, wykonane naprawy, koszty serwisu. Wszystko w jednym miejscu dla każdej maszyny.
Alerty terminów
Powiadomienia o zbliżających się przeglądach obowiązkowych z wyprzedzeniem 7 lub 14 dni.
Generowanie raportów z wykonanych prac
Raporty można generować na kilka sposobów. Raport dla klienta zawiera zestawienie wszystkich wizyt w wybranym okresie: daty, zakresy prac, użyte materiały. To dokument, który możesz wysłać klientowi jako podsumowanie sezonu lub jako załącznik do faktury.
Raporty wewnętrzne służą do analizy pracy firmy. Możesz sprawdzić ile zleceń zrealizował każdy pracownik, jakie typy usług były najczęściej wykonywane, ile czasu zajęły prace przy poszczególnych nieruchomościach.
Wszystkie raporty eksportujesz do PDF lub CSV. Format CSV pozwala na dalszą analizę w arkuszu kalkulacyjnym lub import do programu księgowego.
Wersja mobilna i praca w terenie
Aplikacja mobilna CloudVSwift działa na Androidzie i iOS. Interfejs jest zoptymalizowany pod kątem obsługi jedną ręką, z dużymi przyciskami i uproszczoną nawigacją. Pracownik widzi tylko to, co jest mu potrzebne: swoje zlecenia na dziś i jutro.
Tryb offline pozwala pracować bez zasięgu sieci. Dane synchronizują się automatycznie po powrocie do zasięgu. Jest to szczególnie ważne przy pracach na obrzeżach miast lub w parkach z ograniczonym zasięgiem.
Z poziomu aplikacji mobilnej pracownik może: potwierdzić przybycie na miejsce, oznaczyć zakończenie pracy, dodać zdjęcia z wizyty, wpisać zużyte materiały oraz dodać notatkę dla biura.
